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一、外交代表机关的形式
外交代表机关是一国派驻另一国的官方代表机构。在达成建交协议后，建交双方在对方的首都各自设立与外交代表等级相应的外交代表机关。外交代表机关通常分为三级：以大使为馆长的称大使馆（以高级专员为馆长的称高级专员公署）；以公使为馆长的称公使馆；以代办为馆长的称代办处。建交双方政府有义务对对方建馆给予协助与便利
在二次大战后，国际间还出现过其他一些官方或半官方的代表机关，这种代表机关往往是两国关系正常化前的一种特殊做法和过渡形式。如中美在两国关系正常化之前，于1973年商定互设联络处。根据双方协议一，联络处设有主任、辅助人和官员，主任具有大使衔，辅助人也可具有大使衔。联络处不是正式外交代表机关，其主任和其他官员不是外交团成员，不登外交官名册，但享有外交特权和豁免权。
此外，在正式建立外交关系前还有互设经济代表团、商务代表团处等做法。例如五十年代我国曾同柬埔寨王国互设经济代表团，代表团团长所享有的特权与礼遇是根据两国间的专门协定规定的。又如，我国曾同埃及、秘鲁、智利、意大利、奥地利等国互设商务代表处，互派商务代表。
二、外交代表机关的组成
外交代表机关的规模是根据需要与条件确定的。各国对驻本国的外交代表机关的人数，有权加以限制。《维也纳外交关系公约》规定：“使馆的构成人数如无协议，接受国可酌量本国环境与情况及特定使馆之需要，要求使馆构成人数不超过该国认为合理及正常之限度。”
外交代表机关大体由以下几类人员组成：
第一类为外交人员，即具有外交官身份的人员，有馆长（由不同等级的外交使节担任）、公使、公使衔参赞、参赞、一等秘书、二等秘书、三等秘书、随员等。经驻在国同意，派遣国可派遣与驻在国有关部门保持联系和进行交涉的专业外交人员。如陆、海、空军武官是代表本国武装部门并与驻在国武装部门保持联系的外交人员；商务参赞或专员、经济参赞或专员、财政专员是代表本国对外贸易或财经部门与驻在国相应部门保持事物联系的外交人员；文化参赞或专员、新闻专员则是代表本国文化、新闻部门与驻在国相应部门保持联系的外交人员。此外还有科技、工业、农业、粮食专员等。
第二类为行政技术人员，即承办外交代表机关行政及技术事务的人员，有文书、主事、翻译、打字员、会计等。
第三类为服务人员，即为外交代表机关服务的事务人员，有司机、传达员、工勤人员等。
第四类为私人仆役，即受使馆人员私人雇佣的人员，有清洁工、司机、仆人、保姆等。
上述四类人员中，第一类属外交官，持有外交护照。他们的配偶、未成年之子和未结婚之女一般亦持有外交护照。第二、第三类人员不是外交官，我国统称公务人员，持有公务护照。第四类人员一般持普通护照，在公安部门领取证件。也有少数国家的护照不分种类（如英国），仅在护照内注明持照人官衔和身份。
外交代表机关人员中，除馆长、武官的.人选需征得驻在国正式同意外，其他人员的任命均无需征得对方同意，也无需预先通知，驻在国发给入境签证就是同意的表示。他们的到、离任应通知驻在国外交部，到任后并按规定申请办理各种身份证件，如外交官证、公务人员证以及登记签证等。
在有些国家的外交代表机关中，有时会出现由驻在国公民、派遣国的侨民或第三国公民充任外交人员或公务人员的情况。对此，《维也纳外交关系公约》也作出相应的规定，即：外交人员原则上应属派遣国国籍，委派属驻在国国籍的人任外交官须经驻在国的同意，且此项同意可随时予以撤消。对第三国公民充当外交官，驻在国可保留同样的权利。这些人如充任外交人员，只有在执行公务时才享有某些外交特权和豁免权。
外交代表机关内部机构的设置不尽相同，须视派遣国的条件和工作需要而定。一般设有办公室、政治处、行政处、领事部等。派驻有武官的外交代表机关还设有武官处，但须经双方协商同意方可设置。不少国家驻外使馆还设有商务参赞处、文化处等。我国在不少国家的使馆还设经济参赞处。
有的国家外交代表机关人员少，机构也小，不分设各机构，仅由少数外交人员兼管各方面的业务工作。
根据《维也纳外交关系公约》的规定，使馆如在本馆馆址以外另再设立作为使馆一部分的办公处所，需事先征得驻在国的同意。
三、外交代表机关的主要职能
外交代表机关的主要职能有：1. 在接受国中代表派遣国；2. 代表本国政府同接受国政府进行联系和办理各种交涉，商谈两国关心的国际问题和交涉两国关系上存在的问题等等；3. 在国际法许可的范围内，保护本国及其侨民和企业在接受国中的利益；4. 通过一切合法手段，即通过接受国公开的报刊、出版物、广播以及同接受国官方机关接触等途径了解和调查接受国的政治、经济、军事等各方面的情况和事态，并向本国政府做出报告；5. 促进本国和接受国之间的友好关系和发展两国间经济、文化和科学关系等。
此外，外交代表机关除执行外交职务外也可行使领事事务的职能。
四、外交代表机关职能的终止
外交代表机关职能的终止是多种原因造成的。有因两国断交的，例如，1981年西班牙驻危地马拉使馆被烧毁并造成十人死亡，西班牙政府决定同危地马拉断绝外交关系。有因驻在国内部局势动乱而引起的，例如，1979年乍得国内战乱，局势动荡，驻乍得的外国使馆被迫纷纷撤离。
终止外交代表机关的职能有时由一方提出，并限定对方撤馆时间，另一方为了报复，也可随即采取同样措施。
有时因派遣国由于财政困难等原因暂时终止馆务活动。但这种情况并不影响两国之间的外交关系。
外交代表机关职能终止后，派遣国可委托友好的第三国代理其在驻在国中的利益，并代办部分事务，如领事签证等。
机关接待领导礼仪常识
机关接待领导是政治工作的重要部分，也是展示一种地区或机构文化水平的重要窗口。在接待领导时，举止得当、言行得宜，不仅彰显了机关的文化和底蕴，同时也能够树立机关的形象，提高机关的声誉。因此，机关接待领导的礼仪常识至关重要。
一、接待领导的准备工作
接待领导之前，需要做好准备工作。首先，要对领导的来访时间、地点和议程有所了解，做好各项物资准备和安排工作；其次，要提前了解领导的背景信息和个人爱好，便于在礼品和休息时的安排、晚餐时的点菜和谈话等方面有所体现；最后，需要全面协调好接待事宜和配合好协调人员，以保证接待的全面、顺利。
二、对接待礼仪的要求
机关接待领导时，要注意对礼仪的要求。具体来讲，应予以注重以下几点：
（一）仪态端庄
仪态端庄是机关接待领导时的基本要求。要求接待人员仪态端庄，时刻保持微笑、注意言谈举止，不做不雅、不得体的事情，绝不能让领导尴尬。同时，还要注意衣着整洁，头发、指甲修整，消除口气异味，保持清新自然。
（二）仪容仪表
仪容仪表也是机关接待领导的基本要求。要求接待人员面带微笑，热情周到，仪表大方得体，反映出机关的高贵、尊重和专业性，给领导留下好印象，让领导身在异乡感受到来访机关的亲切和温暖。此外，在服装方面也要根据接待情况和领导的特点，选择得体的服装，避免过于庸俗和张扬。
（三）提供优质服务
机关接待领导时，要提供优质的服务。要求接待人员亲切的问候，积极协助领导解决各种问题和需求，提供周到贴心的服务，在礼品、餐饮、行车等方面给予尽心、周到的照顾。在服务过程中，需要表现出专业性、细致性和协作性，给领导留下美好的印象。
（四）言语得体
在接待领导时，要注意言语的得体。尽可能避免使用方言、俚语或不文明用语，避免说话粗鲁、自高自大，倾听领导的发言并听从领导指示，提高自己的言语文化素质和接待能力。
（五）礼品选择得当
礼品是机关接待领导中非常重要的一环。礼品的选择要适当，不要过于昂贵或是太寒酸。要根据来访的领导特点和机关文化水平进行选择。
三、餐饮礼仪的准备
在接待领导时，餐饮礼仪的准备也非常关键。要提前了解领导的饮食喜好和餐饮习惯，完整的安排饮食菜单，为领导提供周到贴心的服务。要求接待人员亲切热情、懂得待客之道，遵循餐饮礼仪规范和规则，不肆意嚼咽、大声喧哗，注意言行得体，以彰显机关的文化内涵和底蕴。
总之，机关接待领导的礼仪常识是一项综合、系统和繁琐的工作。要求接待人员协调配合，全方位、全过程、全方面参与接待，确保接待领导的顺利进行。通过这些努力，机关接待的领导不仅能够创造出更多的机会，也会为机关营造出更为优美、和谐，充满凝聚力的氛围。最终，机关接待的领导所得到的不仅是一道风景，更是机关内涵、文化内涵和价值内涵的展示。
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